Vedd észre a különbséget a sürgős és a fontos között!

A hatékonyság növelésének, a megfelelő időgazdálkodásnak egyaránt alapja a feladatok priorizálása. El kell dönteni, hogy mi az, amire nagyobb hangsúlyt kell fektetni és mit adhatunk le, szervezhetünk ki vagy – akár – felejthetünk el. A súlyozásban sokat segít egy egyszerű módszer, az Eisenhower-mátrix.

Ami fontos, az ritkán sürgős és ami sürgős, az ritkán fontos – mondta az Egyesült Államok 34. elnöke, Dwight David „Ike” Eisenhower. Nem véletlen, hogy Stephen R. Covey, nemzetközi hírű szervezetfejlesztési és vezetési tanácsadó a hatékonyságáról híres egykori elnökről nevezte el azt az egyszerű módszert, amely segít besorolni a különböző feladatokat. 
Azt, hogy a feladatok között prioritási sorrendet kell létrehozni, talán magyarázni sem érdemes. A kérdés mindig az, miként állítsuk fel ezt a szabályrendszert – ebben segít az Eisenhower-mátrix.
A sürgős-fontos mátrixnak is nevezett rendszerben a SWOT-analízishez hasonlón hozunk létre kategóriákat, egy kétdimenziós táblázatba írjuk be a feladatokat. Minden egyes feladatot rangsorolni kell, annak sürgőssége és fontossága szerint: vagyis a feladatlista mindegyik tételéről eldöntjük, hogy sürgős vagy sem, illetve fontos vagy sem. Ebből jön létre a négy kategória, amit lehet ábrázolni koordináta rendszerben is, így még áttekinthetőbb: az x-tengelyre a sürgős-nem sürgős, az y-ra pedig a fontos-nem fontos dolgok sorolhatók be. És megjeleníthető táblázatban is.

Sürgős és fontos
Az a feladat, ami valóban sürgős és fontos, nem tűr halasztást – vagyis azonnal el kell végezni. Ide tartozhat minden olyan munka, szállítás, aminek közeli a határideje vagy aminek az elvégzése nélkül más feladat nem lenne megoldható.

Nem sürgős, de fontos
Ideális esetben ide tehető a legtöbb saját feladatunk, azaz van időnk arra, hogy a fontos dolgokkal foglalkozzunk és ne sürgessen a határidő. Ez utóbbi feszültséget okoz és csökkenti a hatékonyságunkat. Amikor koncentrálhatunk arra, hogy a fontos dolgaink időben elkészüljenek, akkor nem torlódnak fel a feladatok, elkerülhető a kapkodás, nem kell ezer dologra figyelni egyszerre. Vagyis minél több időt fordítunk tervezhetően a fontos feladatainkra, annál elégedettebbek leszünk a munkánkkal.

Sürgős, de nem fontos
Ezek a mielőbb leadandó feladatok. Sokszor olyan rutinfeladatokról van szó, amelyeket rendszeresen meg kell csinálni, rendkívül egyszerűek, könnyen elvégezhetők, csak viszik az időt. Ahhoz, hogy a fontos dolgokra tudjunk figyelni, a kevésbé fontosakat nem nekünk kell megcsinálni: az adminisztráció, a könyvelés vagy akár a takarítás mind olyan feladat, amit más is képes elvégezni, ezért érdemes rábízni. 

Nem sürgős és nem is fontos
Ide tartoznak azok a dolgok, amelyeket nem kell elkapkodni. Sokszor olyan feladatokról van szó, amelyeket működési hiba eredményez – a takarításnál maradva: ha megbíztunk valakit azzal, hogy tartsa tisztán az irodát vagy a műhelyt, de sohasem viszik ki a szemetet vagy a polc teteje mindig poros marad, akkor nem az a megoldás, hogy mi megcsináljuk helyette nap, mint nap, hanem az, hogy szólunk a problémáról és ha nem oldódik meg, elindítunk egy nem sürgős, de fontos kategóriájú projektet, aminek eredményeként szolgáltatót váltunk.