Tényleg kell nekem napirend?

Előre megtervezni a hetet, külön időt beállítani e-mailekre, telefonálásra és tárgyalási felkészülésre? Beírni mindent egy naptárba a kávészünettől az ebédig? Az összes faladatot elektronikusan nyilvántartani? Igen! A tervezés hatékonyabbá teszi a munkavégzést és könnyebbé teszi a napot!

Nincs időm semmire – ez a vállalkozók általános érzése, hiszen számtalan feladattal kell egyszerre megbirkózniuk. Ahhoz, hogy a cég működjön, sok feladatot kell ellátni a legkisebb vállalkozásban is, egyszerre kell figyelni a munka elvégzésére, arra, hogy legyen, akinek dolgozunk (vagyis a marketingre meg az ügyfélszerzésre), ott van az átkozott adminisztráció, a pénzügyek kezelése, a számlák, az adóbevallások, a szükséges fejlesztések. A munka és a magánélet egyensúlya sokszor elérhetetlen álomnak tűnik. 

Az időhiány mindenkit utolér, ám lehet tenni ellene – pontos tervezéssel, szervezéssel. A naptár használata sohasem volt annyira fontos, mint manapság.

Érdemes azzal kezdeni, hogy pontosan összeírjuk, mire mennyi időt fordítunk. Ehhez lehet time-management alkalmazást keresni a mobiltelefonra és a számítógépre, de vezethetünk egyszerűbb naplót is. Ha hosszabb időn át – legalább egy hétig – pontosan feljegyezzük, mire mennyi időt fordítunk, kiderülhet, min érdemes változtatni, hol vannak tartalékaink, lehetőségeink. 

Fontos a priorizálás, vagyis annak az eldöntése, hogy valóban hasznosan, hatékonyan töltjük-e az időt. A legegyszerűbb – és igen elterjedt – módszer erre a sürgős-fontos, vagy más néven Eisenhower-mátrix alkalmazása – a jóval ismertebb SWOT analízishez hasonló, négy osztatú tábla segít rendszerezni a feladatokat, és kiszűrni: 

1. melyik az, ami nem tűr halasztást, 
2. melyikkel kell mindenképp foglalkozni, 
3. melyiket lehet másra bízni, hogy gyorsan meglegyen és 
4. mely feladatok azok, amelyektől egyszerűen meg kell szabadulni. 

Vagyis: mindenképpen fontos összeírni a feladatokat és csoportosítani őket, tulajdonképpen bármilyen módszert alkalmazhatunk, ha következetesen alkalmazzuk, mind segíthet átlátni a feladatokat. Fontos, hogy minden feladat, elvégzett teendő rajta legyen a listánkon – a legidegesítőbb időpocsékoló favágástól, az unalmas megbeszéléseken át, a szórakoztató közösségi médiaoldalak nézegetéséig. Aztán jöhet a csoportosítás, amelynek az alapja a feladat fontossága legyen, de ne tévedjünk: a szórakozás, pihenés és kikapcsolódás is szükséges és hasznos lehet, ha nem feledkezünk bele túl hosszan, gyakran a saját üzletünkhöz felhasználható megoldásokat, ötleteket is meríthetünk például a közösségi médiából.

Amennyiben már ismerjük a prioritásainkat, elkezdhetjük megtervezni a napokat, heteket. Először készítsünk egy listát egy napra előre. Mit kell csinálni? Melyik feladatnak mi az időigénye? Ki kell választani a halaszthatatlan feladatokat, amelyek határidőhöz kötődnek és lejárnak – aztán jöhetnek a kevésbé sürgősek, ám fontosak, és így tovább. Jelentős segítséget nyújtanak ehhez a projektmenedzsment alkalmazások (ezek közül bátran ajánlható például az ingyenesen is jól használható Trello). Ezek a programok táblákba gyűjtik a feladatokat, könnyen áttekinthetővé teszik, hogy milyen elvégzendő feladataink vannak, mi az, ami folyamatban van és mi készült el. Ráadásul, ha a munkatársainkat is rávesszük a használatára, könnyebb lesz delegálni és követni a cégben zajló folyamatokat és kollégáink hatékonyabban láthatják el ezeket. Az alkalmazás értesítéseket, státuszokat is tud adni, jelentősen támogatva a munka szervezését, időt spórolva a dolgozóknak, de főleg a vezetőjüknek. A gyorsabb, rugalmasabb és megbízhatóbb munkaszervezés ügyfeleink kiszolgálására is kedvezően hat, önmagában ezért is érdemes ezzel foglalkozni, de egyre több területen a megrendelő el is várja a folyamatok visszakövethetőségét.

Mindig tervezzük meg a következő napot előre. Érdemes délelőttre hagyni a legfontosabb feladatokat – ekkor vagyunk teljesítőképességünk csúcsán. Tervezzük meg a szüneteket is – egy-másfél óránként jöhet a pihenés (ami lehet egy kávé a kollégákkal vagy akár cuki videók nézegetése), de ennek is legyen időkerete. Pihenés után jobban mennek a feladatok, a teljesítőképességünk ismét magasabb lesz. Fontos, hogy a napba ne csak munkát tervezzünk: szánjunk időt rekreációra, legyen idő a családra, szórakozásra, a szükséges közlekedésre és persze az alvásra is. A napirend összeállítását sem szabad kifelejteni az időtervünkből, ahogyan a megbeszélésekre is fel kell készülnünk. Az a tapasztalat, hogy a tervezésnek köszönhetően elkerülhető a kapkodás, csökkenthető a stressz, úgy fokozható eredményességünk, hogy közben a közérzetünk is javul. 

Az első nap megtervezéséből biztosan sokat tanulhatunk. Nem szabad feladni, tanuljunk a hibákból, az a cél, hogy a rutin kialakuljon a tervezésben is. A tanulságokat beépíthetjük a következő napba, így egyre egyszerűbbé és biztosabbá válnak a következő napok, hetek és hónapok programjai is. 

Elő a naptárral, írjunk bele minden találkozót és tervezett munkavégzést! Tervezzük meg előre a hetet részletesen – így láthatóvá válik, hogy el tudjuk-e végezni a fontos feladatokat, ahogyan az is, hogy hol van üresjárat. Napirendünk tudatos kialakításakor új időszakokat is felfedezhetünk, kihasználhatunk, például autózás közben is lebonyolíthatunk egyszerűbb telefonos megbeszéléseket és meghallgathatunk munkánkhoz, életünkhöz hasznos műsorokat, podcasteket. A közösségi közlekedésnél pedig akár könyvet is olvashatunk út közben.

Ha mégsem sikerül tartani az ütemet, tervezzünk újra – és alkalmazkodjunk! A beérkező feladatoknál mindig mérlegeljünk: ha úgy tűnik, két percbe se kerül valaminek az elvégzése – csináljuk meg azonnal, pontosabban az erre tervezett időszakban. Nincs értelme sokáig halogatni a feladatokat, de ügyeljünk arra is, hogy biztosítsunk zavartalan időt a nagyobb koncentrációt, tartósabb figyelmet igénylő feladatok elvégzésére is. Érdemes a napba olyan időszakokat is tervezni, amikor megválaszoljuk az üzeneteket. Egy e-mail megválaszolása egyszerű dolognak tűnik, ugyanakkor felaprózza a figyelmünket, ha állandóan másra (bejövő üzenetekre, telefonhívásra) figyelünk, mert megtöri az összpontosítást, elodázza a nagyobb léptékű munkáink elvégzését. Ha folyton kiesünk a feladatból, akkor több időbe kerül az elvégzése is – borul a rendszer, ezért időnként felejtsük el, függesszük fel a multitaskingot.

Minden új feladatnál tisztázzuk az elején: 

• Valóban fontos és sürgős?
• Tényleg nekünk kell megcsinálni? 
• Miért most, miért itt? 

Tanuljuk meg delegálni a feladatokat és időnként érdemes visszakérdezni, amikor éppen arra van szükség, akkor nemet mondani! Ne fecséreljük olyan dolgokra a drága időt, amelyek nem visznek előre vagy egyenesen hátráltatnak, de dolgozzunk fel és reagáljunk minden megkeresésre az általunk felállított időhatáron belül!