Megtakarítási lehetőségek a létszám tervezésével
Kis- és középvállalkozások esetében különösen fontos feladat a munkaerőigény alapos felmérése, előrejelzése, hiszen a bérköltség a havonta felmerülő, állandó, céges kiadásoknak jelentős hányadát teheti ki. Amennyiben pedig új munkatársakra van/lesz szükség, a toborzási folyamatot is időben meg kell tervezni.
Az alkalmazottak iránti jövőbeli igény egy cégnél függ a vállalat termékei, szolgáltatásai iránti kereslet nagyságától és azok alakulásától, illetve a szervezet pénzügyi céljaitól, továbbá a termelékenység egyéb tényezőitől.
Soktényezős egyenlet
A vállalkozás működtetéséhez szükséges létszámot egyebek mellett meghatározza a cég tevékenységi köre, mérete, a termelés/értékesítés várható nagysága, telephelyeinek, üzleteinek száma és egymástól való távolsága, továbbá az értékesítés módja, a termékek jellege (romlandó vagy tartós), azok forgalmazásához szükséges, szakképzettségre vonatkozó előírások, valamint az áruk mozgatásához szükséges eszközök jellegzetességei, illetve a cég munkarendje/nyitvatartási ideje.
Az, hogy a vállalkozásnak rövid- és középtávon mekkora mennyiségű és milyen végzettségű munkaerőt kell pótlólagosan felvenni/elbocsátani, csak az üzleti tervek, célok és a rendelkezésre álló dolgozói állomány minőségének összevetése után derülhet ki.
Nem mindegy az összetétel
A működési költségek alakulása szempontjából fontos megvizsgálni a munkaerő összetételét a munkaviszony, az elvégzendő munka jellege, a munkaidő hossza, a foglalkoztatás típusa, a dolgozók szakképzettsége, neme és kora alapján is.
Az adott gazdálkodó szervezettel létesített munkaviszony szerint megkülönböztetünk állományi és állományon kívüli létszámot.
Az állományi létszámba azok a munkavállalók tartoznak, akik munkavégzésre irányuló, hagyományos jogviszonyban állnak a vállalattal. Azok a foglalkoztatottak, akik részmunkaidőben vagy másodállásban, illetve alkalmi jelleggel vállaltak munkát a cégnél, az állományon kívüli létszámba sorolandók.
A végzett munka jellege alapján fizikai, nem fizikai foglalkozású, valamint vezető állású foglalkoztatási kategóriák léteznek.
A munkaidő hossza szerint teljes munkaidős (napi 8 óra) és részmunkaidős foglalkoztatottak léteznek, míg a szakképzettség szerint szakképzett vagy nem szakképzett munkavállalókról lehet szó.
A nemek szerinti megoszlás a nők és a férfiak arányát mutatja meg az állományban, a korcsoportos bontás pedig azt, hogy mekkora a fiatalok (30 év alattiak vagy pl. pályakezdő, 5 évnél rövidebb munkatapasztalattal rendelkezők) aránya az idősebb munkavállalókhoz képest.
Költséghatékony, támogató információbázis
A hatékony, emberi erőforrástervezéshez érdemes minden fenti tényezőt papírra vetni és ezeket figyelembe venni, mert ez nagyban segíti a vezetők munkáját.
Annál is inkább, hiszen egy adott vállalkozás munkaerőigénye többféleképpen is kielégíthető: a cég alkalmazhat hagyományos munkavállalót, tanulót, nyugdíjast, de gondolkodhat egyéb, nem tipikus (atipikus) foglalkoztatási formákban is. Így például a bedolgozói munkaviszony, a részmunkaidős, ösztöndíjas foglalkoztatás, az alkalmi munkavállalás vagy éppen a munkaerő-kölcsönzés mind-mind olyan rendelkezésre álló lehetőség, amelyről az aktuális igények és a költségek fényében érdemes dönteni.
A következetes létszámtervezési politikának számtalan előnye van: támogatja az üzleti célok elérését, költséghatékony, megkönnyíti a tehetség- és utánpótláskezelést, rugalmassá teszi a szervezetet, csökkenti a külső gazdasági tényezőknek való kiszolgáltatottságot és információbázisul szolgál más működési területek erőforrástervezéséhez is. Ugyanakkor érdemes figyelemmel követni a vállalkozásunkban alkalmazható technikai megoldásokat is, hiszen lehetséges, hogy a ma még kollégák által elvégzett feladatokat informatikai megoldással is lehet segíteni vagy akár kiváltani. Ilyenkor a rutinos, megbízható emberi munkaerőnket kreatívabb feladatok elvégzésére is átszervezhetjük.