Konstruktív megoldás a céges chatelés

Hiába régimódi egy vezető, nem hagyhatja figyelmen kívül, hogy manapság nem csak a magánéletben, hanem a céges kommunikációban is az egyik leghatékonyabb mód az azonnali szöveges üzenetváltás, azaz a chatelés. Utánajártunk, hogyan lehet leküzdeni a hatékony kommunikáció kihívásait.

A négyszemközti beszélgetésen, maratoni értekezleten vagy a titkárnővel telefonon üzent utasításon kívül a köremail volt a legelterjedtebb, belső kommunikációs megoldás a legutóbbi időkig a cégeknél, az aktualitásokról általában így tájékoztatták a munkatársakat. A mai, felgyorsult kommunikációban azonban sűrűn akadnak olyan helyzetek, amikor hirtelen információcserére van szükség a kollégák között. Ennek vezetőként nem érdemes gátat vetni, hiszen elemi érdekünk a beosztottak közötti konstruktív együttműködés.  
Mára mindennapossá vált a mobiltelefonon, számítógépen, tableten elérhető ingyenes, azonnali üzenetküldő funkciók használata, amelyek sokkal hatékonyabbá teszik a kommunikációt a kollégák között. A chatelés nincs helyhez kötve, mivel a többség az okostelefonján küldi vagy fogadja az üzeneteket –ezzel tulajdonképpen kiküszöbölhető az, hogy az illető azért nem értesül valamiről időben, mert éppen nem tartózkodik a gép közelében. A vállalati chat fontos eszközként szolgálhat a munka hatékonysága érdekében, ugyanakkor tisztában kell lenni azzal is, miként segítheti a munkát. 

Közös választás legyen a program
Céges környezetbe sokoldalú alkalmazást érdemes beszerezni, ami biztosítja a vezetők és a beosztottak, illetve a csapatok egymás közötti kommunikációjának teljes skáláját. A vezetőnek nem kell egyedül döntenie, érdemes lehet felmérni a dolgozók preferenciáit. Az is lényeges lehet, hogy melyik alkalmazással vannak már tapasztalatok, illetve a mobilkészülékük melyik applikáció használatát támogatja. Amennyiben a kollégákat bevonjuk a döntésbe és sikerül közös nevezőre jutni, akkor kevésbé fogják úgy érezni, hogy az újabb vállalati csatorna a váratlan pillanatokban érkező ellenőrzésükre, vagy akár az azonnali számonkérésükre lett hadrendbe állítva. 

A legtöbbeknek megfelelő felülettel sokkal inkább elérhető a tényleges használat, így sokkal hatékonyabb lehet az újítás. A program kiválasztását követően gondoskodjunk az elérhetőségéről. Ennek érdekében megbízhatjuk az informatikáért felelős kollégákat, hogy telepítsék minden gépre az alkalmazást, vagy segítsenek a többieknek a telefonos verzió aktiválásában. 
A félreértések elkerülése és az etikus chathasználat érdekében érdemes lefektetni a szabályokat, amelyek tisztázzák az üzenetküldés körülményeit, kötelezettségeit és lehetőségeit. Amennyiben szükséges, biztosítsunk egy rövid képzést vagy legyen egy mindenki számára elérhető használati útmutató az egyes funkciókról. 

Időnként belefér az emoji
Ahhoz, hogy mindenki érdekelt legyen a cégnél a közös chat használatában, ne csak utasításokat, kérdéseket küldjünk a feladatokkal kapcsolatban, vagy meghívót a következő értekezletre, hanem a cégvezető a pozitív üzeneteket is ezen keresztül kommunikálja. Alkalmanként emojik használatával elsőként oszthatja meg a vállalkozással kapcsolatos híreket, az új termékek, szolgáltatások fogadtatásáról szóló visszajelzéseket, vagy a sikeres projektek miatti elégedettségét a kollégákkal. Ezzel ösztönözheti a beosztottakat a platform folyamatos követésére, illetve a közvetlenebb, nyíltabb kommunikációra. 

Persze nem túl szerencsés, ha a színes emojik, gifek, vicces mémek elárasztják az üzenetszobát, mert azzal komolytalanná válhat, és eredeti funkcióját veszítheti a felület, de nem kell szigorúan száraz információcserére szorítkozni. Praktikus, ha a chaten elérhető minden munkatárs neve, titulusa, elérhetősége, mert ezzel átlátható lesz a szervezeti struktúra, illetve, hogy kérdés esetén kihez fordulhatnak a kollegák. 

Csapatmeeting a chatszobában
Az azonnali üzenetküldő platform használatával nemcsak két kolléga cserélhet hatékonyan információt egymással, hanem a csoportos beszélgetés funkcióval egyszerre többen is. A csevegőszobákban minden egyes munkatárs, vagy egy-egy szekció érintettjei egy időben tájékoztathatók, kiegészítő információk adhatók át akár a közelgő meeting vagy futó projekt anyagairól. A chatprogramokban ugyanis nem csak szöveges üzenetet lehet küldeni, hanem csatolt fájlként dokumentumokat, grafikus mellékleteket, sőt, hangfájlokat is. Ezzel kiválthatók a kisebb, személyes meetingek, amelyek hosszabb időre szólítanának el az íróasztal mellől, chaten lényegesen gyorsabban letudható az egyeztetés. A legtöbb program jelzi, hogy ki olvasta el a küldött üzeneteket, vagy ki nyitotta meg a mellékletet, ezzel pedig elkerülhető, hogy egy munkatárs arra hivatkozva húzza ki magát a közös feladat alól, hogy nem értesült arról. 

A közös munkahelyi chat azon munkavállalóknak is segítség lehet, akik éppen házon kívül, betegszabadságon vannak vagy otthonról dolgoznak. Érdemes arról is gondoskodni az információk rendszerezéséről, máskülönben elveszhetnek a fontos dokumentumok, meghívók, értesítések. Ehhez érdemes címkékkel, kulcsszavakkal ellátni az egymással összefüggő témákat és üzeneteket. A közös üzenőfalra csak valóban fontos és mindenkit érintő témákat érdemes kitenni annak érdekében, hogy a beosztottak ne nyomasztónak érezzék a szolgáltatást, hanem hasznos munkaeszközként tekintsenek rá. 

Ne hanyagoljuk a személyes kommunikációt!
A vezetőnek arra is figyelmet kell fordítania, hogy miközben megteremti az aktív kommunikáció lehetőségét a platformon, továbbra is folytasson személyes párbeszédeket a kollégákkal, és ezt várja el a többiektől is. Ezzel elkerülhető, hogy túlságosan személytelenné, digitalizálttá váljanak a kollégák közötti interakciók a cégnél.