Hatékonyságnövelési tippek kis- és középvállalkozásoknak

Közgazdaságtani alapvetés, hogy ha minél kisebb költséggel, minél rövidebb idő alatt, mind több feladatot képes megoldani egy szervezet, annál több bevételre tehet szert, azaz annál hatékonyabb és jó esetben profitábilisabb is.

A hatékonyságnövelés fő célja, hogy a munkafolyamatok során keletkező, esetleges hibák megszűnjenek, a vezetői döntések eredményeképpen pedig a munkatársak pótolják a hiányosságokat. Így a cégen belül a költségek megtérülése javulhat, a működési problémák csökkenhetnek, a dolgozók pedig állandó felügyelet és rendszeres vezetői beavatkozások nélkül is eredményesen termelnek. Sőt: döntésképesebb, innovatívabb, kezdeményezőbb lesz a vállalkozás csapata. Ami újabb lehetőség a hatékonyságnövelésre!

Mindez egyenes út lehet a versenyelőny eléréséhez és megtartásához a cég tevékenységi területén. Íme, néhány témakör, amelyek újragondolásával egy kis- vagy középvállalat növelheti a hatékonyságát!

Fenntartható gazdálkodás és erőforrás-kihasználás 
Idő, pénz, energia, alapanyag – minél kevesebb erőforrást használ fel egy cég, annál hatékonyabb a működése. A túlzott készletfelhalmozás például fölösleges tárolókapacitást tesz szükségessé, míg például az alkalmazottak szükségtelen adminisztrációs terhei haszontalan munkaórákhoz – és ezzel ablakon kidobott bérköltséghez – vezetnek. Érdemes időről időre áttekinteni a cég működésének minden egyes területét felülvizsgálni, hogy valóban annyi erőforrásra van-e szükség, amennyi elhasználódik, illetve van-e a jelenleginél hatékonyabb módja a feladatok elvégzésének. 

Digitális platformok és vívmányok hasznosítása
Szinte naponta jelennek meg újabb és újabb kommunikációs és egyéb szoftverek, applikációk, a vállalati működést megkönnyítő online szolgáltatások. Vezetőként érdemes ezeket is folyamatosan követni, különösen azokon a területeken, ahol úgy érezzük, hogy a cégünk hatékonyságbeli problémákkal küzd. Napjainkban már nem csak a HR működése támogatható ezekkel a digitális vívmányokkal, hiszen elérhetők például a fejlett projektmenedzsment, a logisztika vagy akár a kollégák pihenőidejét támogató, rendszerező szoftverek is.

Rugalmas munkavégzési megoldások
Legutóbb a koronavírus-járvány mutatott rá, hogy mekkora jelentősége van a hagyományostól eltérő feladatvégzési formáknak egy szervezet túlélése szempontjából. A jól megtervezett, távmunkát, rugalmas munkavégzést megengedő rendszereknek azonban nem csak egy világjárványhoz hasonló krízishelyzetben van jelentősége. Elég, ha csak arra gondolunk, milyen nehéz bizonyos ágazatokban megfelelő képzettségű, tapasztalatú munkatársakat találni. Ha ugyanakkor a cégvezető eltekint attól, hogy kizárólag jelenléti munkavégzést ellátó, teljes munkaidős alkalmazottakkal dolgozzon együtt, máris megnyílik az út például a nyugdíjasok, a részmunkaidős foglalkoztatottak vagy a külföldi távmunkások felvétele és így a hatékonyabb termelés előtt. 

Kommunikációs csatornák és az információáramlás tökéletesítése
Jelentősen javíthatja egy vállalkozás hatékonyságát a cégen belüli információáramlás pontosítása, gyorsítása, illetve a kommunikációs platformok és az ezzel kapcsolatos folyamatok egységesítése. Egyrészt fontos, hogy a kollégák tudják, hogy az egyes munkafolyamatok kapcsán kivel, milyen módon kell és lehet kommunikálni, másrészt már az is számos problémát elháríthat, ha a vezetők a munkatársak által használt platformok (Teams, Zoom, Facebook, Messenger, Viber, Signal, Skype, BBM, stb.) közül kijelölik azokat, amelyek a cég hivatalosan elismert fórumai. Így nem – vagy csak sokkal nehezebben – vesznek el az információk a csatornák, munkacsoportok között.

Folyamatfejlesztés, automatizálás
Természetesen érdemes megvizsgálni azt is, hogy – főként a tartósan munkaerőhiányos területeken – kiválthatók-e teljes vagy részleges munkafolyamatok gépek, robotok, digitális eszközök bevezetésével. A fejlesztéssel járó lépések általában szükségessé tesznek kisebb-nagyobb beruházásokat is, ám ezt követően jelentős költségcsökkenést eredményezhetnek a kiadási oldalon. 

Forrás- és partnerbevonás 
Hatékonyságnövelő lehet bizonyos esetekben egy új partner, beruházó, cégtárs bevonása is – különösen, ha a vállalkozás új területekre kíván lépni vagy valamilyen innovatív, jelentősen erőforrásigényes szolgáltatással rukkolna elő. Ez a gazdaságilag nehéz időszakokban különösen megfontolandó irány lehet.