Nagy Testvér a rendszerben: élesítik a Panasztörvényt a kkv-k
A nagyvállalatoknál már a nyáron elindult, a kkv-knak pedig december 17-ig kell élesíteniük azt a jogsértések, gyanús esetek jelzésére szolgáló, belső visszaélés-bejelentő rendszert, amelyről a Panasztörvényként elhíresült jogszabály rendelkezik. Mutatjuk, mit kell tudnia az érintett vállalkozásoknak az új szabályozásról.
2023 májusában szavazta meg a parlament, hogy az EU-s Whistleblowing-direktívának megfelelően a magyar vállalatoknak is belső, védett visszaélés-bejelentő rendszert kell bevezetnie, amelyen keresztül bárki, aki szerződéses kapcsolatban áll a vállalkozással, anonim panaszt tehet a visszaélésgyanús esetekről.
A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló jogszabály szerint legkésőbb 2023. december 17-ig az 50 és 249 fő közötti alkalmazottat foglalkoztató cégeknek is létre kell hoznia a belső rendszert, míg az 50 főnél kisebb vállalkozásoknak nem kötelező a bevezetés.
A Panasztörvény – létszámtól függetlenül – azokat a szervezeteket is érinti, amelyek a pénzmosás elleni törvény hatálya alá tartoznak – ilyenek például a pénzügyi szolgáltatók, hitelintézetek, ügyvédi vagy könyvelő irodák. A legalább 3 millió forint összegű készpénzt is elfogadó kereskedelmi cégekre szintén kötelezően vonatkozik a szabályozás. A kötelezettség teljesítését a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság, míg az adatvédelmi szabályok betartását a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) ellenőrzi.
Bármilyen jogellenes vagy gyanús ügy bejelenthető
Az új rendszerekben a bejelentők össztársadalmi érdekeket sértő cselekményekkel kapcsolatos kérdésekben kongathatják meg a vészharangot. Gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény, vagy mulasztás bejelentésére lehetőség lesz, a közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől kezdve, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig bezárólag.
A bejelenthető panaszok ugyanakkor nemcsak a jogszabályba ütköző jelenségek lehetnek, hanem a munkáltató belső szabályzatában jogellenesnek minősített magatartások is. Ilyen lehet például az üzleti ajándék elfogadása, a bértitok megsértése, vagy egy állásra jelentkező elutasítása az etnikai hovatartozása miatt.
Szóban vagy írásban, de nem nyilvánosan
A jogszabály viszonylag széles mozgásteret enged, panaszkodni sokféleképpen lehet: személyesen, írásban, hagyományos levélben, dedikált e-mail csatornán, online felületen, külön erre a célra fejlesztett applikáción keresztül, vagy akár telefonos forródróton. Az adatvédelmi előírások miatt viszont nem felel meg a célnak a munkahelyi közös konyhában elhelyezett, bárki által kinyitható panaszdoboz, vagy egy olyan e-mail fiók, amelyhez több, a kivizsgálásban nem kompetens személy is hozzáférhet. Nem szerencsés az sem, ha például a beérkező panaszok átmennek a recepción, vagy olyan kollégák tudomására juthatnak, akik nem vesznek részt a visszaélés orvoslásában.
A törvény nem mondja ki, hogy a cégeknek pontosan hányféle bejelentési csatornát kell kiépíteniük, hanem azt a minimumszabályt rögzíti, hogy a bejelentő választhasson: szóban, vagy írásban szeretne jelzést tenni. Ezért célszerű többféle csatornát elérhetővé tenni a bejelentéshez.
Míg a nagy cégeknek önálló felületeket kellett létrehozni, az élesítésre december közepéig kötelezett kkv-k közösen is üzemeltethetnek visszaélésbejelentő rendszert, amennyiben figyelemmel vannak a különböző országok eltérő nemzeti szabályaira is.
A hatékonyság kulcsa a kommunikáció
A kötelezettség teljesítése több szervezési, jogi, informatikai részfeladattal járhat, amelyek alapos megismerése és oktatása elengedhetetlen a cégen belül.
A panaszbejelentő rendszer csak akkor működhet hatékonyan, ha annak létezésére és működésére következetesen felhívják a figyelmet, a jogszerű használatát pedig tréningeken oktatják.
Nem dőlhetnek hátra az új szisztéma alkalmazására kötelezett cégek akkor sem, ha már rendelkeznek hasonló, panaszkezelő megoldásokkal: ebben az esetben is meg kell vizsgálni az új szabályoknak való megfelelést.
Nem rúgható ki a panaszos alkalmazott
Bejelentő bárki lehet: az ügyféltől kezdve, a munkavégzése során jogsértésre vonatkozó információról tudomást szerző személy akár alkalmazottként, alvállalkozóként vagy beszállítóként a vele szerződéses jogviszonyban álló cégnél, esetleg felügyelő bizottsági tagként, (társ)tulajdonosként is.
Fontos szabály, hogy a bejelentő személyével szemben tilos a megtorlás, az ilyen magatartás szabálysértésnek minősül. Ez azt jelenti, hogy jogszerű panasztétel következtében nem lehet az alkalmazottat azzal a tipikus retorzióval büntetni, hogy megszűntetik a munkaviszonyát. A rendszer használata semmilyen összefüggésben nem lehet a vállalatnál alkalmazott teljesítményértékelésekkel sem.
Amennyiben mégis kirúgják a bejelentőt, joga van bírósághoz fordulni, ahol mentesül a titoktartási kötelezettségek alól, még a védett titkok (például technológia, üzleti titok, know-how) esetén is, amelyek felfedése az eljárásban alátámaszthatja a bejelentő sérelmére elkövetett munkáltatói lépést.
Elsődleges az adatvédelem
Kiemelten fontos, hogy a rendszer működtetői a bejelentőt azonosító személyes adatokat mindenkor bizalmasan kezeljék – ennek módjáról 7 napon belül a visszaigazolásban tájékoztatni kell a panaszost. A személyes adatok szűk körben, csak a bejelentés kivizsgálása és orvoslása céljából kezelhetők (minden mást törölni kell), és kizárólag a kivizsgálásban résztvevőknek lehet azokat továbbítani. Az adatvédelmi szabályok megszegése akár hatósági bírsághoz is vezethet.
Pártatlanság és titoktartás
A vállalat vezetésén múlik, hogy a bejelentéseket valamely belső szervezeti egységen keresztül fogadják és kezelik, vagy erre külső személyt, például bejelentővédelmi ügyvédet, jogi szakembert bíznak meg, aki kezeli a teljes folyamatot. Ilyen esetben a beérkező anonim panaszt az ügyvéd továbbítja a megbízója felé, miközben mindvégig titoktartás kötelezi a bejelentő személyazonosságát illetően. A vizsgáló nem lehet olyan személy, aki érintett a bejelentés szerinti cselekményben vagy kötődik ahhoz az illetékeshez, aki az ügyben gyanúba keveredett.
Kötelező a vizsgálat, de van kivétel
Nem heverhetnek parlagon a rendszerbe érkezett bejelentések, mert kötelező azokat kivizsgálni, de kizárólag garantáltan pártatlanul, elfogulatlanul és objektíven.
A bejelentések érdemi kivizsgálására főszabály szerint 30 nap áll rendelkezésre. A vizsgálat tényfeltáró vagy konfrontatív interjúztatást, adatgyűjtést és adatelemzést jelent. Mellőzhető az a bejelentés, amelyet teljes mértékben azonosíthatatlan személy tett, és még az sem derül ki, hogy egyáltalán jogosult volt-e jelzést tenni.
Ha a panasz következményeként – akár például egy munkahelyi zaklatási ügyben – büntetőeljárás kezdeményezése válik indokolttá, a foglalkoztató köteles megtenni a feljelentést.
Amennyiben a megalapozott bejelentés kivizsgálása elmarad, vagy nem közöl eredményt határidőn belül, a panaszos a nyilvánossághoz is fordulhat – ekkor a titoktartási kötelezettség sem lehet akadálya az ügy megszellőztetésének.