Céges szoftverek: Egyszeri vásárlás vagy előfizetés?
A korábban csak nagyvállalatoknak elérhető előfizetéses szoftvereket már nemcsak kkv-k, hanem akár magánszemélyek is választhatják az egyszeri költségű megoldások helyett. Kinek érdemes havi díjat fizetnie és melyik szoftvereket vegyük meg dobozos verzióban?
Az elmúlt években a magyar szoftverpiacon is megjelent új gyakorlat az előfizetéses modell. A 2000-es években a szoftvergyártók átgondolták az addig csupán a nagyvállalati szegmensre jellemző, időszaki licenszekkel működő stratégiájukat és a kis- és középvállalatok, valamint a lakosság számára is elérhetővé tették az előfizetéses konstrukciókat. Ennek a modellnek a lényege, hogy nem megvásároljuk a szoftvert (vagy más néven a „dobozos terméket”), hanem havi, éves vagy egyéb időszakos fizetési rendszerben biztosít informatikai megoldásokat a szolgáltató.
Milyen előnyöket ad egy előfizetés?
A szoftvercégeknek egyre fontosabb az előfizetéses modell elterjedése, ezért a havi díjas fizetés felé terelik az ügyfeleiket. Az egyik legfontosabb érv az árazás: az egyszeri licenszvásárlással szemben a havidíjas konstrukció akár éves szinten is alacsonyabb költséget jelenthet cégünk számára. Szintén költségoldali előny a dobozos termékekkel ellentétben, hogy a forgalmazók már a kevesebb felhasználót tartalmazó előfizetői csomagokra is sokszor mennyiségi kedvezményt biztosítanak. Gyakran az alapdíj megfizetéséért több felhasználói hozzáférést kapunk, mint ahány számítógépre telepíthetjük az egyszeri vásárlással beszerzett szoftvert. A szoftvergyártók – a csomagajánlatuk részeként – rendszerint több szoftverhez és szolgáltatáshoz is kedvezményes hozzáférést biztosítanak folyamatos díjakért cserébe, amely további megtakarítást jelenthet az előfizetőnek.
A szoftverbérlés másik kiemelkedő előnye a terméktámogatás. A dobozos megoldás kötöttségével szemben az előfizetéses modell a hibaelhárítást és a javításokat tartalmazó frissítést is garantálja, valamint az új funkciókat és szolgáltatásokat nyújtó fejlesztéseket is biztosíthatja. Bizonyos esetekben kérhetünk akár személyre szabott megoldásokat is a szoftverek üzemeltetőitől – ez azonban már ritkább és főként olyan online megoldásokra jellemző, mint a levelező- és ügyféladatok kezelésére szolgáló rendszerek (CRM).
Milyen esetekben jó mégis a „dobozos termék”?
Bár a bérlési konstrukciók hosszú távon számos előnnyel bírnak a cégek számára, előfordulnak esetek, amikor a mennyiségi licensz megvásárlása jobban illeszkedik a felhasználási igényekhez. Az egyszeri vásárlás abban az esetben ajánlott, ha a beszerzett szoftvert fix időtartamban használjuk, és a rögzített futamidőre az egyszeri költség alacsonyabb az előfizetési díjaknál. Néhány kivételes esetben akkor is jobban járunk egyszeri licenszköltségek megfizetésével, ha egy adott szoftvert hosszú távon használunk, de nem a napi rutin része, csak ritkán, illetve specifikus feladatokra használnánk, és az új, kiegészítő szolgáltatásokra sincs szükségünk. Az olcsóbb számlázó szoftverek vagy készletnyilvántartók tipikusan ilyenek. A vállalatunk növekedésével üzleti folyamataink komplexebbé válásával azonban hamar elérhetjük a fix áras megoldások korlátait, a következő fejlesztéskor pedig ismét válaszút elé kerülünk.