Az irodaválasztás szempontjai

Presztízs környéken vagy metróközelben, kicsi vagy bővíthető irodát érdemes bérelni? Mi a jelentősége a zuhanyozónak és a konditeremnek egy irodaházban? Összegyűjtöttük, mire érdemes figyelnie egy kis- vagy középvállalkozásnak irodabérlés vagy -építés előtt. 

Az iroda a cég tevékenységének és a csapat működésének központja. Mivel jelentős költségtételt jelent és bérléskor általában több éves, de minimum több hónapos szerződések kötik a feleket, ezért korántsem mindegy, hogy hol, milyen paraméterekkel és szolgáltatásokkal bíró ingatlant sikerül választani.

Alábbi összeállításunkban kigyűjtöttünk néhány olyan szempontot, amit érdemes szem előtt tartani az iroda kiválasztása előtt.

Helyszín
Természetesen tevékenységi körtől és a munkatársak igényeitől is függ, de az ideális iroda könnyen és gyorsan megközelíthető gépkocsival, kerékpárral és tömegközlekedéssel. Lehet parkolni az irodaházban vagy a közelében és elektromos töltőállomás, illetve biciklitároló is rendelkezésre áll.
Helyszínválasztáskor érdemes számolni azzal is, hogy az ügyfelek, vendégek hogyan tudják megközelíteni, hol tudnak megállni, ha szintén kocsival érkeznek. Amennyiben a kollégák részéről igény mutatkozik rá, érdemes számba venni azt is, hogy mennyi és milyen típusú étkezde, szolgáltatási és sportolási lehetőség található a közelben. 
Főként a fiatalabb generációk tagjai egyre nagyobb számban igénylik a zöld és a rekreációs tereket (kondiszoba, ping-pong, csocsó, stb.).

Presztízs
Sok vállalatvezető számára egy-egy környék patinája vagy történelme is döntő jelentőségű, amikor az iroda helyszínéről dönt. Egy vállalat ázsióját kapásból meghatározza, ha Budapesten az Andrássy úton, a Váci utcában, a belvárosi banknegyedben vagy a Váci úti irodafolyosó valamelyik felkapott részén található. 
Kérdés, van-e olyan célcsoportja az adott cégnek, amely számára fontos üzenettel bír egy luxus irodai környezet vagy inkább a költséghatékonyság a döntő érték (és egyben üzenet az ügyfeleknek). 

Fejlesztési tervek
Irodaválasztáskor szempont lehet a vállalkozás későbbi bővítése: aki a következő hónapokban például megduplázná az alkalmazottak létszámát, az ne béreljen 5-10 éves távlatra egy olyan irodát, amelynek alapterülete semmilyen módon nem növelhető. 
Hasonlóképpen: aki azt tervezi, hogy tartósan vagy teljesen hibrid munkavégzésre állítja át csapatát, annak számolnia kell azzal, hogy egy hosszú távra bérelt iroda akár 2/3-a is üresen áll majd – függően persze az éppen távmunkázó kollégák számától.

Főként az új központ felépítésekor érdemes előzetesen kikérni és áttekinteni a helyi területrendezési tervet. A tervezett fejlesztések mindig nagyban meghatározzák az iroda értékének (árának/bérleti díjának) hosszú távú alakulását és a környék forgalmát, ismertségét. Rövid távon azonban rendkívül kellemetlen lehet munkavégzési szempontból egy lakó- vagy ipari park vagy egy másik irodaház zajos, poros felépítéséhez kényszerűségből asszisztálni a teljes céges kollektíva részvételével, napi 8 vagy több órában. 

Ár
Általában a döntő – olykor az egyetlen igazán lényeges – tényező. Az ajánlatok összevetésekor érdemes figyelemmel lenni az olyan extraszolgáltatások meglétére, mint a takarítás, a 0-24 órás portaszolgálat, a szelektív hulladékgyűjtés, az energiaigény és a mélygarázs hozzáférhetősége szabad- és ünnepnapokon vagy éppen az irodaház zuhanyozókkal és öltözőkkel való felszereltsége. Utóbbi a fizikai munkát végzők és a speciális munkakörökben dolgozókon felül az egyre nagyobb számban kerékpárral közlekedő kollégák szempontjából is fontos.

Bérléskor kulcsfontosságúak a felmondási és az ármódosítási feltételek, valamint a bérlés esetleges következő időszakára vonatkozó opciók (a szerződött bérleti idő lejártát követően milyen feltételekkel és áron hosszabbítható meg a bérlés). A bérleti díjakat nemcsak forintban, hanem euróban vagy dollárban is megszabhatják. Egyre több bérbeadó nyújt rugalmasabb feltételeket, a korábbinál sokkal szabadabbak a lehetőségek például a távmunka következtében felszabaduló irodarészek hasznosítására. Tehát abban is gondolkodhatunk, hogy az egyik tárgyalót vagy az iroda kihasználatlan részeit más funkcióval hasznosítjuk. Régebben a tárgyalókat, közösségi tereket áldozták be a cég fejlődésével egyre növekvő számú irodai munkahelyek miatt, a távmunka erősödése óta viszont pont a közösségi terek, projektszobák, kisebb és szekcionálható nagyobb tárgyalók fontossága és aránya kezdett növekedni. Olyan szerződés is köthető, ami alapján az éppen számunkra felesleges területet akár harmadik félnek is bérbe lehet adni.