Min lehet, min érdemes változtatni? A kiszervezés lehetőségei

Nincs vállalkozás, amely ne szervezné ki tevékenységei egy részét – legfeljebb nem így hívja ezt. Ha könyvelőhöz megyünk vagy az e-mail rendszert a nagy szolgáltatók egyikénél üzemeltetjük, máris kiszerveztünk egy folyamatot. De azért lehet ennél többet is tenni.

A hatékonyság növelésének legfontosabb titka, hogy időről időre áttekintjük azokat a tevékenységeket, amelyek szükségesek a vállalkozásunk működéséhez. Nem feltétlenül csak azokról van szó, amelyeket mi végzünk, hiszen – akár így hívjuk, akár nem – számos feladatot kiszervezünk. Ilyen például, ha a levelezés lebonyolítására valamelyik szolgáltatót vesszük igénybe (hiszen ekkor nem a saját szervereken tároljuk, fogadjuk az adatokat), ahogyan az is kiszervezés, ha külső könyvelő irodával dolgozunk. 

Időről időre hasznos felülvizsgálni, hogy milyen tevékenységek, folyamatok esetében érdemes beszállítóra bízni a feladatot és mit jobb házon belül tartani. Kellően nagy vállalkozás vagy több saját cég esetében elképzelhető, hogy jobban megérné - a korábbi példánknál maradva - egy főállású könyvelő, pénzügyes kolléga alkalmazása.

A kiszervezés – outsourcing – értelme, hogy a vállalkozás a fő feladatára tudjon koncentrálni és ne vigyék el az időt olyan tevékenységek, amelyeket más hatékonyabban (vagyis számunkra olcsóbban és jobban) meg tud oldani. Általában olyan rutin feladatokról van szó, amelyeket könnyen lehet standardizálni, és amelyek nem kötődnek szorosan a vállalkozás üzletmenetéhez. Tipikusan ilyen terület az informatika, a már említett könyvelés és bérszámfejtés, de hasonlóképpen kiszervezhetők olyan HR-feladatok is, mint a munkaerő toborzása, a jelöltek előszűrése. És persze beszélhetünk a legkézenfekvőbbről, a telephely üzemeltetéséről, takarításáról. Ezeket akkor is külsős szakértő cégre lehet bízni, ha a cég saját ingatlanban működik, nem pedig bérleményben.

Javasolt rendszeresen áttekinteni, hogy az egyes tevékenységekre mennyit költünk valójában – mennyibe kerülnek az ezzel foglalkozó munkavállalók és a számukra szükséges eszközök (szoftverek, oktatások stb.). Itt nemcsak a bérköltséget, hanem az ehhez kapcsolódó irodai, IT és egyéb kiadásokat szintén számításba kell venni, nem beszélve a HR-költségekről vagy éppen a dolgozók tréningjétől, oktatásától kezdve, a felvételükkel járó időbefektetésen át addig, hogy velük a folytatásban is törődni kell, például kezelni a szabadság-igényeket és a mindennapos problémáikat. Vegyük figyelembe azt is, hogy számtalan tevékenység járhat kézzelfogható előnyökkel: a könyvelés kiszervezésével a határidők betartásának felelősségétől is megszabadulunk, de egy élelmiszerekkel foglalkozó üzem (vagy étterem) is nyer azon, ha a takarító cég felelőssége (is) lesz a tisztasági előírások betartása. 

Mindezeken túl érdemes figyelembe venni, hogy mennyivel hatékonyabb, ha egy külső cég lát el bizonyos feladatokat: mennyivel jobb technológiát kapunk például azzal, hogy erre specializált szakértők foglalkoznak egy-egy kérdéssel. Egyszerű példa az IT üzemeltetése: az az informatikus, aki először találkozik egy problémával, több időt tölt el a megoldásával, mint az a csapat, amely számos cégnek dolgozik és már több esetben látott és megoldott ilyen gondot. További előny a nagyobb, akár folyamatos rendelkezésre állás: a belsős kollégákkal megoldott feladatok esetén számolnunk kell a szabadságokkal és a betegségekkel, a kiszervezésnél viszont a helyettesítést is a külső partnernek kell megoldania. Ezen kívül még extra előnyökhöz is juthatunk: egy tapasztalt külső cég tanácsokkal is támogathatja üzleti döntéseinket, hiszen szakterületének átfogó és cégünk részleges ismeretében pontosabb javaslatokat tehet, mint egy kívülálló szakértő vagy egy belsős laikus. Ilyen terület lehet például a munkaerő toborzása, az informatikai rendszerek fejlesztése és persze az adózás is. 

A kiszervezés során - ahogyan ezt a „kiszervezett” e-maileknél megszoktuk – a folyamatos fejlesztések jóval kisebb mértékben terhelik a céget, a példaként szolgáló könyvelők naprakészen tartják az adózási rendszereket és szoftvereket és így tovább. Sőt, ma már ki lehet szervezni a teljes IT-hálózatot is, így például nem kell új gépet, telefont vásárolni, ha bővül a cég, hanem csak a szolgáltatótól kell igényelni még egy főnek való csomagot. Ezzel mindig gyorsan az aktuális üzemmérethez igazítható az informatikai géppark (vagyis, ha épp nincs szükség annyi emberre, nem állnak és amortizálódnak a raktárban az éppen fölösleges gépek) és azzal sincs gond, ha elromlik egy számítógép vagy nyomtató, hiszen ilyenkor a javíttatásuk vagy cseréjük megszervezése sem a mi problémánk, hanem a nekünk nyújtott szolgáltatás része.