A munkaidő-optimalizálás fortélyai
A gyors, hatékony, határidőket betartó csapat minden vezető és tulajdonos vágyálma. A sallangmentes, koncentrált munkavégzés képessége jelentősen javítja a vállalkozás hatékonyságát, és ezzel üzleti mutatóit is. Összegyűjtöttünk néhány tippet, amelyekkel a kis- és középvállalkozások vezetői támogathatják kollégáikat – és önmagukat is – az igazán ütőképes munkaszervezés eléréséhez.
Tervezés, kivitelezés, elemzés
A munkanap, a munkahét, illetve a projektek ütemezésének megtervezése a sikeres időgazdálkodás egyik alappillére. A munka hatékony megtervezéséhez időről-időre választ kell találnia a cégvezetőknek az alábbi kérdésekre:
- Melyek a legfontosabb határidők, mérföldkövek?
- Mit kell aznap, illetve a héten mindenképpen befejezni?
- Mi szükséges a határidők betartásához (beszerzendő információk, szakmai és háttéranyagok, stb.)?
- Hányan dolgoznak az adott munkafázison, és ki tud szükség esetén besegíteni?
A kérdések megválaszolása és egy hozzávetőleges időterv „papírra vetése” minden munkatársat nagyban segít majd az időhatékony kivitelezésben. Időről-időre érdemes megállni, összefoglalni és elemezni, hogy a tervekhez képest hogyan állnak a feladatok. Mi az oka egy esetleges késésnek, csúszásnak, hogyan küszöbölhetőek ezek ki a továbbiakban?
A koncentráció ereje
Rengeteg tipp és trükk létezik ma már a HR-szakirodalomban a megtervezett munkafolyamatok leghatékonyabb elvégezésével kapcsolatban.
Érdemes a kollégák rendelkezésére bocsátani egy javaslatokat megfogalmazó kisokost, aminek az alábbiakat célszerű tartalmaznia:
- Az e-mail olvasás korlátozására vonatkozó tipp. Eszerint szükségtelen minden elektronikus levelet azonnal megnyitni. Bőven elég bizonyos időközönként rátekinteni a postafiókra, különben a munkafolyamatokat túl gyakran szakítja meg a végtelenített levéláradat – amelynek döntő része ráadásul általában nem is befolyásolja az aktuális feladat elvégzését.
- A felesleges elfoglaltságok minimalizálására való törekvés cégszinten. Meeting-et csak szükséges esetben érdemes tartani. Nem célszerű minden apró-cseprő ügy miatt személyes vagy online megbeszélést összehívni. Mérlegeljünk! Ha egy email vagy egy telefonhívás is elég, ne csődítsük össze a kollégákat, rabolva ezzel az idejüket. Akár olyan időszakok is kijelölhetők a munkanapok vagy a hét folyamán, amikor tilos meeting-et tartani.
- Csak annak adjuk át az információt, akinek a munkájához szükség van rá! Értekezletre hívni, e-mail-re csatolni csak azt kell, akinek valóban dolga van az adott üggyel. Felesleges memókat és adatcsomagokat sem érdemes továbbítani minden kollégának, hiszen ezek megnyitása, értelmezése, majd a felismerés, hogy nekik tulajdonképpen semmi dolguk nincs ezzel, szintén szükségtelen időveszteség az egyén és a teljes szervezet szempontjából is.
Rangsor
Jelentősen növeli a hatékonyságot a teendők és feladatok rendszeres priorizálása, rangsorolása is. Ezt fontossági sorrend szerint érdemes megtenni, ugyanakkor a partnerekkel, ügyfelekkel előre egyeztetett határidők betartása is alapvető fontosságú.
Teret a kreativitásnak!
A kollégák egymásnak is kitűnő tanácsokat adhatnak a nekik már bevált időgazdálkodási trükkökről, esetleg valamilyen érdekfeszítő cikkről, illetve a témába vágó szakirodalomról. Érdemes belső fórumot teremteni cégen belül, amelynek keretei közt az időgazdálkodás-fejlesztési tematikát átbeszélik a munkatársak és a menedzsment. Ez megtörténhet a havi rendszeres értekezlet tervébe integrálva, vagy akár chat, illetve levélfolyam is indítható a témában – ami segíti az ötletek visszakereshetőségét.