Tényleg hozd magaddal a saját eszközöd?
A BYOD (Bring Your Own Device, azaz a Hozd magaddal a saját eszközöd) nem újkeletű trend. Az ötlet, hogy a munkavállalók saját eszközökön, számítógépükön, okostelefonjukkal végzik munkájukat sok vállalkozás számára már a 2010-es évek eleje óta kecsegtetően költséghatékonynak tűnt, melyet a koronavírus járvány idején rohamosan terjedő home office munkaszervezés tovább erősített.
A saját eszköz használata nem csak a munkahelyeken, hanem az oktatásban is elterjedt, az iskolai számítógéptermek kiváltása a gyerekeknél szerencsés esetben amúgy is ott lévő tabletekkel, okostelefonokkal kézenfekvő megoldásnak tűnhet. Azonban a BYOD az iskolákban és a munka világában is felveti a kérdést: Vajon tényleg kedvezőbb az intézmények, vállalatok számára az eszközök ilyen „kiszervezése”?
Kinek jó és miért előnyös a BYOD?
A saját eszköz használata a munkáltató mellett természetesen a munkavállalónak is kényelmes: nem kell két telefont, vagy egy készülékben két telefonszámot kezelnie, a már jól megszokott számítógépét és perifériákat használhatja. Az sem ritka, hogy a kollégák saját célra vásárolt eszközei fejlettebbek, gyorsabbak, mint amit a vállalkozás biztosítana, ez pedig mindkét fél számára előnyös. Éppen ezért a BYOD munkaszervezést előnyben részesítő munkáltatóknál nem ritka gyakorlat, hogy a dolgozók hardvereinek megvásárlását támogatják a céges eszközök beszerzése helyett.
A hazai vállalkozásoknál viszonylag ritkán találunk teljesen BYOD berendezkedésű céget, részben a munkaeszközöket övező jogi és adózási szabályozás miatt, részben pedig azért, mivel bármennyire is költséghatékonynak tűnhet elsőre, az ilyen munkaszervezés komoly kihívást is jelent.
A legfontosabb kérdés a biztonság
Biztonsági és adatvédelmi okok miatt számos vállalkozás ragaszkodik a céges eszközök használatához, ami az egyre szigorodó adatvédelmi követelmények fényében egyáltalán nem meglepő. A berendezések védelme sokszor már úgy is nagy kihívást jelent, hogy a vállalat rendszergazdája teljeskörű hozzáféréssel rendelkezik az informatikai eszközpark felett, ami egy dolgozó által vásárolt készülék esetében nem áll fenn. Miként őrizheti meg a vállalkozás a kényes adatokat, hozzáféréseket? Mi garantálja, hogy az alkalmazott távozásakor az adatok megmaradnak a cég rendszerében, de a távozó kolléga készülékein nem? Milyen mértékben lehet és szabad a munkatársakra hagyatkozni abban, hogy mindig gondoskodjanak eszközeik védelméről, azaz a biztonsági frissítések mellett megfelelő adatvédelmi beállításokat is alkalmazzanak?
A céges adatok és eszközök védelme a vállalkozás által biztosított felszerelés esetén is nagyban múlik a cég által felállított szabályokon és házirenden, valamint azok érthetőségén és betartásán. (Érdemes e tekintetben is rendszeresen képezni a dolgozókat.) Ezzel máris megtettünk egy nagyobb lépést afelé, hogy a dolgozók privát eszközeit is kezelni képes, megfelelően felépített munkavégzési szabályzattal és szoftveres háttérrel rendelkezzünk. A legtöbb esetben előbbit jogi és IT területen jártas szakemberekkel, utóbbit pedig szintén jól felkészült rendszergazdával tudjuk elérni, valamint olyan IT megoldásokkal, amelyekhez minimális, vagy biztonságosan távfelügyelt lokális adattárolás szükséges, ezzel védhetjük ki, hogy akarva akaratlanul munkavállalói körön kívülre kerüljenek céges adataink. Számolnunk kell ugyanakkor azzal is, hogy mindezek biztosítása szintén jelentősebb anyagi beruházást, vagy működésbeli korlátokat jelenthet a cég számára.
Összefoglalva: bár az eszközök beszerzésén tudunk spórolni a BYOD metódussal, ahhoz, hogy cégünk hatékonyan és biztonságosan működhessen, igen sok figyelmet kell fordítanunk belső szabályzatunkra és adott esetben a szoftveres környezetre is. Jól látható trend a BYOD-t alkalmazó cégek körében, hogy a vállalkozás növekedésével egyre költségesebbé és kockázatosabbá válik ennek a környezetnek a fenntartása, így ennél fogva a saját tulajdonú eszközök használata többnyire megmaradt a kisvállalkozások induló munkaszervezési formájának, melyet rendszerint a növekedést lekövetve vezetnek ki a cégvezetők és az IT szakemberek.