Teljesítménymérés: Hogyan érdemes bevezetni és működtetni?
Kis- és középvállalkozások esetében egy teljesítménymérő rendszer működtetése kulcsfontosságú, hiszen csak ennek segítségével javítható a hatékonyság és a gazdaságosság. Mindenképpen figyelembe kell venni azonban a méretgazdaságossági szempontokat és számos más tényezőt a siker érdekében. Összegyűjtöttük, mire érdemes figyelni!
A teljesítménymérés egy-egy munkafolyamata, illetve a munkavállaló eredményességének, gazdaságosságának vizsgálata a vállalat egész működésére visszacsatolást ad. A mérésekkel hatékonyan támogathatók a tevékenységekkel kapcsolatos döntések.
A teljesítménymérés, azon felül, hogy támogatja a döntéseket, a vállalat minden tagjának befolyásolja a munkavégzését, célját. Veszélye és kiemelt szerepe abban rejlik, hogy nem megfelelő működése – például egy nem megfelelő mérési paraméter – akár a vállalat céljaival ellentétes eredményhez vezethet, és tévútra viheti a vállalat döntéshozóit.
Mit, mikor, meddig, hogyan és mennyiért?
A bevezetendő teljesítménymérő rendszerrel kapcsolatos döntés előtt érdemes tisztázni, hogy a gazdasági tevékenység mely részét – esetleg egészét – szeretnék vizsgálni a tulajdonosok, illetve a vezetők.
A munkatársak hatékonyságára kíváncsiak? A megrendelések számának és volumenének alakulására? A tevékenységgel járó adminisztrációs terhek óraszámának és költségeinek változására? Egy adott projekt vagy munkafolyamat eredményeinek növekvő vagy csökkenő tendenciáját szeretnék górcső alá venni? A marketing hírlevelek megnyitási arányának változása vagy a pénzügyi mutatók alakulása a vizsgálat célja?
Amennyiben definiáltak a célok, akkor a vizsgálat idejének erőforrásigénye (beszerzési költség, munkaóra, eszköz, stb.) is meghatározható. Ez alapján pedig mérettől, részletességtől függően rendelhetők meg a teljesítményértékeléshez szükséges segédeszközök.
Mikro-, kis- és középvállalkozások esetében érdemes szem előtt tartani a méretgazdaságossági szempontokat. Csak hozzáadott értékkel rendelkező mérőrendszerbe érdemes beruházni, amely nem generál többletkiadást. Egy borsos árú szoftverlicensz vagy egy multinacionális nagyvállalatokra szabott 360 fokos HR-minősítő rendszer nem feltétlenül éri meg.
Széles a paletta
Bizonyos munkafolyamatok egyszerűen és hatékonyan elemezhetők szakértő munkatársak bevonásával. Őszinte és rendszeres visszajelzéseik révén jelentős többletköltségek nélkül feltérképezhetők az aktuális gyakorlat Achilles-sarkai. Mindehhez bőven elég a szándék és a megfelelő fórum megteremtése – a rendszeres havi értekezlet, online kitölthető kérdőív.
Számos szoftver és alkalmazás létezik az egyes munkafolyamatok minőségbiztonságának és hatékonyságnövelésének támogatására. Érdemes a vállalat ágazatának és tevékenységi körének megfelelő rendszert keresni, valamint a cég büdzséjéből kigazdálkodható megoldást választani. Fontos szempont az adott szoftver telepíthetősége, kompatibilitása a cégnél már működő komplex rendszerekkel.
A teljesítménymérés végső célja az adatok pontos felvétele és elemzését követően a hatékonyságnövelés a munkafolyamatok javítása, valamint a fölösleges, illetve veszélyes tevékenységi elemek kiiktatása. A jó teljesítménymérés szinte mindig a hatékonyság javulását, vagyis költségcsökkentést, illetve bevételnövekedést eredményez. Amennyiben a mérés során gyűjtött adatok és az abból levonható következtetések nem eredményeznek valamilyen módosítást a folyamatmenedzsmentben, akkor feltehetően nem megfelelő megoldást választott a cég.