Tele az e-mail fiók – mit lehet ezzel kezdeni?

A digitalizáció néha éppen annyira átok, mint amekkora áldás. Soha ennyi levelet nem kaptunk és soha nem éreztünk még ekkora kényszert arra, hogy azonnal mindet megválaszoljuk. Az e-mailezés nem napi, hanem minden órás rutinná válhat, olyan időrabló tevékenységgé, amely sokszor már akadályozza a munkát. És eközben mégis egyre gyűlnek az újabb olvasatlan levelek...

Elárasztanak minket az e-mailek. Fontos és egyáltalán nem érdekes levelek landolnak a postaládában folyamatosan, lekötik az időnk jelentős részét, miközben úgy érezzük, lehetetlen a levélfolyamunk végére érni. Ahhoz, hogy a digitalizációs vívmányok segítsék és ne hátráltassák a munkánkat és az életünket, meg kell tanulni kezelni őket: az e-maileket is lehet jól használni, csak be kell tartani néhány szabályt.

Először is érdemes külön időt szánni a levelek kezelésére: ha folyamatosan az e-mail boxot nézzük, az lesz az érzésünk, hogy az egész napot az üzenetekkel töltjük és nem marad másra időnk. Amióta az okostelefonokon azonnal megjelennek az üzenetek, folyamatosan késztetést érzünk arra, hogy azokat a beérkezésük után rögtön el is olvassuk, ám ez eltereli a figyelmet arról a dologról, amivel egészen addig foglalkoztunk. Sokkal hatékonyabban kezelhetjük a levelezésünket, ha előre meghatározzuk azt a napszakot, azt az idősávot vagy – legyünk reálisak – azokat az idősávokat, amikor a levelekkel foglalkozunk. Amiatt pedig nem feltétlenül kell aggódnunk, hogy így valami sürgős dologról maradunk le: ha valami igazán fontos és nem tűr halasztást, a partnerek és a kollegák más módon is el tudnak érni bennünket, számukra is hasznos, ha tudják, hogy a leveleinket mikor szoktuk feldolgozni.

Érdemes szűrni a leveleket. Számtalan olyan üzenetet kapunk, amelyek nem érdekesek – például azért, mert feliratkoztunk egy ígéretesnek tűnő témára egy oldalon vagy megadtuk a címünket egy vásárlás során és aztán jönnek az akciókról szóló értesítések. Ajánlott legalább havonta ellenőrizni, hogy melyik hírlevelek relevánsak a számunkra, a többiről pedig habozás nélkül leiratkozni – lehet, hogy egyszerűbbnek tűnik naponta, hetente törölgetni ezeket az üzeneteket, de ezzel is csak az idő megy el és a tárhelyünk telik a mégis ott felejtett levelekkel.

Fontos, hogy amikor megnyitunk egy e-mailt, azonnal kezdjünk el vele foglalkozni: hozzunk arról döntést, mit teszünk vele és igyekezzünk kiüríteni a postaládát. Valahogy úgy, ahogyan azt a fizikai levelesládával tennénk. A kukába kerül minden olyan levél, ami egyáltalán nem érdekes, spam, hirdetés vagy tökéletesen érdektelen értesítés arról, hogy az ismerősünk milyen közösségi médiatartalmat töltött fel. Havonta egyszer – a kuka ürítésekor – aztán gyorsan át is tekinthetjük, hogy melyek ezek közül azok a levelek, amelyeket mindig kidobunk, vagyis ahonnan le kell iratkozni (vagy ahol érdemes kedvesen, tapintatosan jelezni az ismerősöknek, hogy nekünk ne küldjenek több vicces fotót). 
A következő kategóriát azok a levelek jelentik, amelyekkel nincs teendőnk, de fontos őket valamiért eltenni. Ilyenek lehetnek azok a levelek, amelyekre valaki csak „rácécézett„ bennünket azért, hogy lássuk azokat, mert fontos információt tartalmaznak. Ezeket archiválni kell, vagyis szépen eltenni őket a helyükre. Vagy egy központi archív mappába, de olyan névvel ellátva, ami alapján biztosan megtaláljuk hónapokkal később is, esetleg – a profibbak – Evernote-ba mentve, címszavakkal ellátva, de leginkább az adott projekt mappájába, hogy majd biztosan megtaláljuk, jó helyen tudjuk keresni.

Vannak aztán azok a levelek, amelyeket gyorsan meg tudunk válaszolni. Itt fontos, hogy ne halogassunk, de azért gondoljuk át a választ. Ha pár perc alatt meg lehet válaszolni a levelet, akkor válaszoljuk meg – és utána archiváljuk a fent leírt módszer szerint. Hasonlóan járjunk el azokkal az üzenetekkel, amelyek delegálandó (vagy delegálható) feladatokat tartalmaznak. Azonnal osszuk ki a feladatokat, ha ez lehetséges. A meghívókra is képesek vagyunk azonnal reagálni: döntsük el, hogy ott akarunk-e lenni az eseményen, értekezleten, nézzük meg a naptárunkat és válaszoljunk a szervezőnek, majd – ha az esemény érdekes és elérhető – vezessük azt fel a naptárba.

Azokat a leveleket, amelyeknek a megválaszolása hosszabb időt vesz igénybe vagy amelyek megválaszolásához további információk begyűjtése szükséges, ütemezzük be a naptárunkba és tegyük olyan mappába, amelyet pont ezeknek a leveleknek a gyűjtésére használunk. Legyen megválaszolandó üzenetek mappánk, illetve alakítsuk feladattá az ilyen üzeneteket, állítsunk be hozzájuk emlékeztetőt, tűzzünk ki határidőt. 

Ne felejtsük el, célunk a postaláda feldolgozása és kiürítése, az, hogy a nap végén ne álljanak halomban a feldolgozatlan üzenetek!

Megkönnyíti a munkát, ha létrehozunk sablonokat és szabályokat. Bizonyos üzenetek állandóan ismétlődnek: időt spórolunk, ha a számla kiküldésekor ugyanazt a sablont használjuk vagy a cégbemutató elküldésére van egy formulánk. Hasonlóan be lehet állítani szabályokat a beérkező levelekre: a meghívókat mindig rendezze egy adott mappába vagy adott projekthez tartozó levelek mindig ugyanazt a címkét kapják, kapják meg automatikusan a kijelölt levéltípusokat az adott területtel foglalkozó kollégáink, stb. 
Ezen kívül igyekezzünk használni más alkalmazásokat is. A munkatársak belső megbeszéléséhez nem feltétlenül az e-mail a legjobb forma, indíthatunk chat-csatornát az információk gyors áramlásához vagy használhatunk feladatszervező alkalmazásokat is (páldául Trello) a jobb szervezéshez. Igaz, sose feledjük el, hogy az itt keletkező üzeneteket és feladatokat is rendszerezni, kezelni kell, vagyis nem feltétlenül a problémától szabadulunk meg így, hanem egy másik formában, jó esetben az e-mailezésnél hatékonyabban kezelhetjük egy részüket.