A videokonferencia alkalmazások két éve még csak kis rést jelentettek a szoftverek piacán, ma viszont gyakorlatilag mindenki használja ezeket. De nem mindegy melyiket. A rossz minőségű hívások, a szakodozó kép és hang, az újrahívások ugyanis nemcsak bosszúságot jelentenek: csökkentik a hatékonyságot, elveszik az időt, rontják a tárgyalófél megítélését és akár információk elvesztéséhez is vezetnek. 

Az irodai alkalmazások automatizásával foglalkozó Zapier több mint 30 videokonferencia-alkalmazást tesztelt, hogy megtudja, melyik a legjobb és ennek melyek az előnyei. A tesztet olyan emberek készítették el, akik karrierjük nagy részét szoftverek írásával és tesztelésével töltötték el. Több tucat órát töltöttek az alkalmazások kutatásával, tesztelésével és értékelésével. A legfontosabb szempont számukra a videó minősége volt, ami azonban túlmutat a képminőség értékelésén, hiszen a világ legnagyobb felbontású videója is rossz, ha a hívásból kiesnek az emberek vagy a hívások folyamatosan megszakadnak. Minden platformot teszteltek változó internetkapcsolati minőség mellett is. A teszt során kifejezetten a vállalkozási célt vizsgálták, vagyis nem csevegő-alkalmazásokat kerestek – mint például a FaceTime vagy a Messenger. 

Az eredmény:

  • Zoom, a megbízható nagyméretű videohívásokhoz
  • Google Meet,a Google Workspace felhasználóinak
  • Microsoft Teams, a csoportos csevegés és a videokonferencia kombinálásához
  • Whereby, egy egyszerű választás
  • Webex Meetings, a videó minőségéért

A szempontok:

  • Elvárás volt, hogy a legjobb videókonferencia-alkalmazás kiváló minőségű videót és hangot kínáljon, megbízhatóan. 
  • Tegye egyszerűvé az értekezletek elindítását, ütemezését és a csatlakozást, legyenek az értekezletek gyorsan ütemezhetők és hozzáadhatók a naptárhoz és egyértelmű legyen, hogy melyik hivatkozásra kell kattintani, amikor ideje csatlakozni a híváshoz. 
  • Szükséges az együttműködési funkciók léte: a képernyőmegosztás és a csevegés a minimum. A legjobb alkalmazások ezen túlmenően kínálnak táblát, amire közösen lehet jegyzetelni vagy akár olyan közvetlen együttműködési funkciót, amikor egy dokumentumon közösen lehet dolgozni, mindegyik fél bele tud nyúlni a megbeszélés ideje alatt. 
  • Fontos a videó rögzítésének lehetősége – hogy azok se maradjanak le, akik nem tudnak ott lenni egy megbeszélésen és jegyzetelni se kelljen. Itt a lényeg, hogy a felvétel egyszerűen elindítható legyen.
  • Kiemelt szempont, hogy az alkalmazás tegye egyszerűvé a szervezeten kívüli személyek felvételét. Bárki rákattinthat egy linkre és minden különösebb felhajtás nélkül csatlakozhat az értekezlethez (bár biztonsági funkcióknak is kell lenniük, hogy távol tartsák a nem kívánt résztvevőket).

Zoom 
A Zoom a legnépszerűbb, legismertebb videokonferencia-alkalmazás és jó okkal: egyszerűen működik. Egy Zoom-meeting meghívásnál garantált, hogy az értekezlethez bárki csatlakozhat – a népszerűség előnye, hogy nagyjából biztosak lehetünk abban is, hogy a partnerek készülékén ott van letöltve az alkalmazás. A Zoom rendkívül megbízható, általában gyenge internetkapcsolat mellett is továbbítja a videót, csak csökkenti a minőségi szintet. Bármilyen hívást lehet vele rögzíteni teljes hosszában, a résztvevők chaten is beszélgethetnek egymással, akár csoportosan, akár egyéni privát üzenetekben. Lehetőség van a képernyő, egy adott alkalmazás vagy a képernyő egy részletének megosztására, sőt a hang megosztására is. 
Ár: 100 résztvevőig ingyenes, maximum 40 perces hívás időtartamig. Havi 15 dollárért vásárolható a Pro csomag, amelyben már a felhasználók kezelhetők és korlátlan az értekezletek hossza. 

Google Meet 
A korábbi Google Hangouts, a mostani Google Meet legfontosabb jó tulajdonsága, hogy tökéletesen integrált a Google más alkalmazásaival. Közvetlenül a Gmail-ből is indítható hívás, amikor pedig megbeszélést hozunk létre a Google Naptárban azonnal kapunk egy Meet linket, a híváshoz innen közvetlenül lehet csatlakozni. Hívás közben a Google Drive-ban meg lehet keresni a fájlokat, amelyek megoszhatók a csevegésben anékül, hogy el kellene hagyni a beszélgetést. De ne feledkezzünk meg a Chrome integrációjáról sem – beleértve a lapmegosztási funkciót – ami nagyszerű megoldás a médiamegosztáshoz, nagyon kis késéssel működik, ha egy rövid videót csoportként streamelünk. A Meet böngészőben fut, nem alkalmazásban, ami azért tekinthető pozitívumnak, mert nem kell semmit sem telepíteni. Hátránya a megoldásnak azonban, hogy a nagyobb létszámú megbeszéléseknél a böngészőalapú alkalmazások nehézségekkel küzdenek. Ez alól a Meet sem kivétel: a minőség nagyobb létszám esetén gyengébb, a laptopventillátorok pedig felbőgnek a terheléstől, miközben a Meet kevésbé képes alkalmazkodni a lassú internetkapcsolatokhoz. Megoldás azonban a megtekintési mód: a résztvevők videóképe ilyenkor ugyan nem látszik, csak az hallható és látható, aki a beszélgetést vezeti, de ezzel akár százezer ember előtt is elő lehet adni az alkalmazás segítségével. 
Az alkalmazás száz résztvevőig és hatvan perces beszélgetésig ingyenes, míg hat dolláros felhasználónkénti árért megvásárolható a Google Workspace Business Starter, amely kiterjeszti a távoli munkavégzés lehetőségeit is. 

Microsoft Teams 
A Microsoft Teams a piac legerősebb videokonferencia szolgáltatásait kínálja a rögzítés rendkívül egyszerű módjával, amit a versenytársak nem igazán kezelnek jól. Tábla szolgáltatása a legjobb a kutatás során teszteltek közül: a szabadkézi rajzokat a program elsimítja, a krumpliból tökéletes kört varázsol. Mindez megkönnyíti a jegyzetelést, a megbeszélések feljegyzését, amelyek utána természetesen megoszthatók a résztvevőkkel. De rengeteg más hasznos funkció is található az applikációban, mint például a megbeszélések alatt folytatott csevegések mentése a chat alkalmazásba. Mindez persze nem számítana, ha a videó minősége nem lenne kiváló, de a Teams még a nagyobb konferenciák esetén is jól működik, miközben számos funkció segíti vagy éppen érdekesebbé teszi a tárgyalást. Az egyik ilyen funkció az együtt mód (amikor egy képernyőn székekre ültetve, automatikus körbevágással jelennek meg a résztvevők) pedig nem csak jópofa, de a csapat-kohéziót is erősítheti. Az alkalmazás hátránya, hogy a Microsoft néha hajlamos a túlgondolásra, vagyis van néhány olyan funkció, amely túlzsúfolja a felületet, miközben ott van a cég sajátos értékesítési technikája is. Ugyan szervezeten kívüli tagokat könnyű meghívni, de a program hajlamos üzeneteivel zaklatni azokat, akiknek nincs még telepítve a Teams, hogy ezt tegyék meg (miközben az eléréshez ez nem kötelező). 
Az ár azonban baráti, mivelen nagy valószínűséggel minden cég fizet már a Teams-ért, hiszen az a Microsoft Office csomagnak a része, abban automatikusan érkezik. 

Whereby 
Számos böngésző alapú videokonferencia szolgáltatás létezik. Legtöbbjük célja, hogy bárki számára megkönnyítse a megbeszélés linkjének gyors létrehozását, megosztását és a megbeszélés indítását. Az egyszerűség a lényeg. A kategóriában pedig a Whereby a legjobb, ez a tökéletes választás, ha gyorsan szeretne egy értekezletet összehívni. A link elindítása és megosztása nem is lehetne egyszerűbb, a tesztek során senkinek sem okozott gondot a csatlakozás. Akár 100 fős értekezlet, jól látható rögzítési gomb, chat funkció és képernyőmegosztás is elérhető. A Whereby ugyanakkor mindenki mástól eltérően olyan együttműködési platformot hoz létre, amelyben a Google Dokumentumot valóban együtt szerkeszthetik a résztvevők (mindazok, akik bejelentkeztek a Google Docs-ba), vagyis nemcsak egy képet mutat a szerkesztett felületről, hanem valóban lehetővé teszi a közös munkát a felületen. 
Az ingyenes csomag legfeljebb 100 fős és maximum 45 perces konferenciákat tartalmaz; felhasználónként havi hét dollártól a Pro csomag jár, korlátlan időtartalommal, a felvétel lehetőségével.  

Webex Meetings 
A Webex Meetings a videokonferencia-hardvereket gyártó Cisco szoftvere – ennek megfelelően a hangsúly a minőségen van: itt mindenki jobban néz ki és jobban hallatszik. Hátránya, hogy a felhasználóknak mindenképpen le kell tölteniük egy alkalmazást, hogy csatlakozhassanak az értekezlethez, de a telepítés viszonylag egyszerű. Az együttműködési funkciók különösen figyelemre méltóak. Az értekezlet során valós dokumentum osztható meg (nemcsak a képernyőt mutathatjuk be), közösen lehet dolgozni vele és van virtuális tábla is, rajzolási, szövegezési lehetőséggel, alakzatokkal és egyéb funkciókkal. 
Ugyan létezik ingyenes csomagja is akár száz fős értekezletekig, de abból hiányzik néhány fontos és vonzó funkció, például a képernyőmegosztás és a felvételek. A némileg magas, havonta 25 dolláros felhasználónkénti árért azonban már mindegyik hozzáférhető.