Fontos közölni a kollégákkal, hogy milyen alapelveknek kell megfelelniük, amikor munkatársaikkal, illetve az ügyfelekkel kommunikálnak. Érdemes sorvezetőt adni a külső-belső kapcsolattartási szabályok mellett ahhoz is, hogy mit lehet tenni dolgozóként és mit nem, például a social media platformokon. Kommunikációs tippek kis- és középvállalkozásoknak.

Akármilyen kis cégről legyen is szó, érdemes már a kezdetektől meghatározni alapvető kommunikációs szabályokat. Ezek segítik a belső információáramlást és hatékonyabbá tehetik a partnerekkel való kapcsolattartást. 

Fontos közölni a kollégákkal, hogy milyen alapelveknek kell megfelelniük, amikor munkatársaikkal, illetve az ügyfelekkel kommunikálnak. A vállalkozás értékrendjétől és célcsoportjától függően érdemes kiemelni azokat az elvárásokat, rutinokat és értékeket, amelyeket minden esetben szem előtt kell tartani. Ezek lehetnek: az udvariasság, a gyors és pontos válaszadás, valamint azok a tulajdonságok, amelyeket a vállalkozással kapcsolatban újra és újra kommunikálni szeretne a menedzsment. Innovatív, proaktív, kooperatív? – Gondoljuk végig, hogy milyen kép kialakítására törekedjenek a kollégák a mindennapi munkavégzésük során és rendszeresen hívjuk fel a figyelmüket ennek jelentőségére.

Hasznos dokumentum a külső és belső kommunikációs szabályokra vonatkozó sorvezető, amelyben egyértelműen szerepel, hogy kinek milyen jogosultságai vannak, ki kit és hogyan kérhet számon, milyen formában és módon kommunikálhat az ügyfelekkel és mik azok a formulák, amelyektől tartózkodni kell vagy illik.

Mivel a legtöbb munkahelyen több generáció dolgozik együtt, praktikus összefoglalni az olyan alapvetéseket is, hogy tegező vagy magázó formában kell-e kommunikálni az ügyfelekkel, illetve milyen megszólítások, udvariassági formulák betartása kötelező.

Célszerű egységesíteni a kapcsolattartásra vonatkozó céges információkat, azaz például azt, hogy milyen az e-mailek formája. Meg kel szabni, hogy az e-mailek végén pontosan milyen adatok szerepeljenek (név, e-mailcím, vezetékes és/vagy mobiltelefonszám, titulus) és a vállalkozás logója, színei milyen formában és méretben kerüljenek a levél végére. Apróságnak tűnhet, valójában mégis nagy jelentősége van, hogy a kollégák milyen, mennyire egységes képet sugároznak a munkahelyükről. Ezt bizony ellenőrizni és javítani kell, szerencsés esetben segítségül hívhatók a rendszerünkben rendelkezésre álló központi beállítási lehetőségek is.

Időről időre, projektről projektre tájékoztassuk kollégáinkat arról, hogy melyek azok a bizalmas információk munkájukkal kapcsolatban, amelyeket sem szóban, sem írásban nem szabad megosztaniuk mással – azaz definiálni kell a biztonsági és üzleti titkokat.

Ha már szóba kerültek a generációk, készítsünk sorvezetőt a kollégáknak arról is, hogy mi az elvárás velük szemben a privát social média felületeik használatára vonatkozóan is. Rendkívül kínos helyzetbe kerülhet ugyanis az a cég, amelynek munkatársai vállalhatatlan, kirekesztő, intoleráns tartalmakat osztanak meg a közösségi médiában politikai, nemi vagy éppen szexuális téren. Érdemes az ezzel kapcsolatos céges álláspontot – és a szenzitív területeket – jó előre tisztázni, fölösleges konfliktusok és reputációs veszteségek előzhetők meg így.

Főként a koronavírus-járvány kitörése óta számos kommunikációs platform használata vált megszokottá az üzleti életben is. Határozzuk meg, hogy melyek a belső kommunikáció hivatalos csatornái és milyen módon lehet kapcsolatot tartani az ügyfelekkel. Teams, Zoom, Google Meets, Viber, FaceTime, WhatsApp – felsorolni is nehéz, hányféle programot, szoftvert használhat az ember munkája során. Ha túl sokfélét használnak a kollégák, biztosan elvész az információk és a munkaidő egy része is a rengetegben. Érdemes ezért behatárolni és erős IT-támogatással segíteni a munkához használható platformokat.

Akár az online eszközök használatáról, akár a személyes kommunikációról van szó, a sorvezető kisokosok mellett javasolt tananyagokat, tréningeket is a kollégák rendelkezésére bocsátani. Megfelelő képzéssel sokkal hatékonyabban ültethetők át a dolgozói gyakorlatba a megfogalmazott elvárások. Külön előnyként hozhatjuk fel, hogy jól összeállított tréninggel a dolgozók többsége úgy fogja alkalmazni az ügyfél, munkavállaló és munkáltató számára egyaránt előnyös formákat, hogy közben közös sikerként élhetik meg a felek ezt a mindennapokra kivetülő fejlődést.