Így válassz nyomtatót: sokat takaríthatsz meg a megfelelő eszközzel

A papírmentes iroda fogalma nem újdonság, a vállalkozások jelentős részének azonban még mindig csak a jövő egyik ígérete. Az irodaszerek, különösen a papírhasználat még mindig rendszeres kiadása a vállalkozásoknak. Éppen ezért, itt is fontos kellő figyelmet fordítani a beszerzésre.
 

Pontosan mire van szükségünk az irodában?

A papír és a nyomtató még mindig az irodák alapfelszereléséhez tartoznak, érdemes ezeknél is hosszú távra tervezni. Amennyiben rendszeresen nagy mennyiségben nyomtatunk, akkor az egyszerűbb, asztali nyomtató valószínűleg nem lesz elegendő cégünk kiszolgálásához és nagyobb teljesítményű, professzionális printert érdemes választanunk. Havi 50-100 oldal kinyomtatásához ugyanakkor túlzás lenne nagy teljesítményű nyomtatót használni, aminek ráadásul az üzemeltetési és a karbantartási költségei jelentősen magasabbak. Kreatív területen tevékenykedő cégeknél a nyomtatónak extra igényeket is ki kell elégítenie a felbontás, a minőség és a használható felület terén egyaránt. Megfontolandó, hogy az ilyen gyártási feladatokat költséghatékonyabb lehet erre szakosodott nyomdával elvégeztetni.

Vállalkozásunk tevékenysége és működése alapjaiban befolyásolja valamennyi írószerünk beszerzési kritériumait is. Kreatív területen dolgozó munkatársainknak az alapvető felszerelésen túl számos specifikus eszközre lehet még szükségük, míg az ügyfélkezelésért, kapcsolattartásért és értékesítésért felelős kollégák jóval nagyobb számban fogyasztják majd a jegyzetfüzeteket, valamint a kinyomtatott portfóliók, bemutatkozó anyagok és ajánlatok átadására alkalmas mappákat. Az elszálló irodaszerköltségeket gondos tervezéssel, a kollégák igényeinek felmérésével és a cégünk tevékenységéből fakadó jellemzők, valamint a kínálat feltérképezésével tarthatjuk kordában.

Mit, mikor, honnan és mennyiért?

A magas irodaszerköltségek oka sokszor a gyors amortizáció, amely az olcsóbb, ám kevésbé tartós termékek használatából fakad. Érdemes lehet az irodaszerekből jobb minőséget választani – ahogy a mondás tartja: a drágább néha olcsóbb, mert megbízhatóan működnek hosszú távon, így helyes használat mellett jó ideig nem kell számolnunk azok cseréjével. A kollégák igénye, ízlése egy további fontos faktor, érdemes felmérni, mi az, amit szívesen használnak, vagy például a balkezesekre szabott eszközökkel is jó számolni.

A költségeket nagyban befolyásolja a beszállítói kínálat. Az irodánkhoz közeli boltok árainál sokszor jelentősen olcsóbbak az online áruházak – még a házhozszállítás költségeivel együtt is. A beszerzéskor érdemes először összehasonlítani az internetes kínálatot – különös tekintettel a szállítási és adminisztrációs díjakra, költségekre. A helyi üzletek nagy előnye lehet a gyorsaság, az azonnali rendelkezésre állás - amennyiben sürgősen szükségünk van irodai felszerelésre, akkor mindenképpen ez lehet a jobb megoldás.  

Irodaszereknél különösen fontos kérdés a mennyiség, hiszen többségében gyorsan fogyó eszközökről van szó. A hosszabb távra tervezéssel kaphatunk mennyiségi kedvezményeket a beszállítótól, amivel szintén érdemes kalkulálni az árak összehasonlításakor.

Az ár mellett egyéb tényezőket is szem előtt kell tartanunk. A cég arculatát a honlapunk, az e-mail aláírásunk és a kollégák névjegykártyái mellett az ügyfélkontaktokkor használt és átadott irodaszerek éppúgy képviselik. Ezért különösen fontos, hogy a dokumentumok és tájékoztatók, illetve az irodaszerek szintén egységes arculatot képviseljenek. Az ügyfelekkel közvetlen kapcsolatot tartó munkatársaknak érdemes a cég vizuális elemeivel díszített, egyedileg gyártatott írószereket, borítékokat, mappákat rendelnünk. A márkázott termékeknél kritikus tényező a mennyiség, a nyomdák a legyártandó mennyiség és az egyedi igények alapján adnak árajánlatot.

Napjainkban egyre nagyobb hangsúlyt kap a környezetvédelem a beszerzéskor. Amennyiben elkötelezettek vagyunk a fenntartható iroda mellett, célszerű eleve újratölthető tollakat, újrahasznosított és környezetbarát alapanyagokból készült irodaszereket vásárolnunk. A környezetet kevésbé terhelő irodai kellékek ma még specifikus igénynek számítanak, ezért beszerzésük és pótlásuk körülményesebb, ezért különösen ajánlott előre megtervezni a beszerzést.