Fontos a felelősségi körök meghatározása
Elszámoltathatóság, kockázatcsökkentés, munkaszervezési kérdések, a döntési mechanizmusok megkönnyítése és meggyorsítása – számtalan előnye van, ha pontosan meghatározottak egy szervezeti struktúrában a felelősségi körök. Nem utolsósorban mindennek jogi vonatkozása is van. Összegyűjtöttük, mit érdemes tudni ebben a témában!
Annak tisztázása és írásbeli lefektetése, hogy mely munkafolyamatért, projektért és azok produktumaiért melyik vezető a felelős, nem csak azért fontos, mert így könnyen beazonosítható, szükség esetén kit kell a szőnyeg szélére állítani. Valójában a szervezet minden tagjának hasznos, ha tudja: kitől, milyen formában várhat és fogadhat el utasításokat, ki az, aki értékeli a munkáját és aki meg- illetve átszervezheti a feladatait.
A felelősségi körök tisztázásának előnyei:
- Elszámoltathatóvá teszi a vezetőket, azaz hiba vagy kiemelkedően jó teljesítmény esetén lehetőséget biztosít a tulajdonosok számára, hogy szankcionáljanak vagy épp ellenkezőleg, bónuszokkal honorálják az elvégzett munkát.
- Munkaszervezési szempontból megkönnyíti a kollégák dolgát, hiszen pontosan tudják, ki az, aki megszabhatja a feladataikat és akinek ellenőrzési jogköre van felettük.
- A letisztázott felelősségi körök gyorsítják a munkaszervezést és -végzést azáltal is, hogy hatékonyabb kommunikációt tesznek lehetővé. Így például elegendő csak az érintett vezetőkkel közölni bizonyos döntéseket és csak őket meginvitálni egy-egy meetingre.
- A munkaszerződésekben és a szervezeti-működési szabályzatokban, ábrákon közzétett előírások egy esetleges jogvita során döntő jelentőséggel bírnak. Ilyen lehet, amikor a céget kártérítésre kötelezik, miközben a munkavégzés során elkövetett tévedés valamelyik vezető szakmai hibájának egyértelmű következménye. Világosan meghatározott felelősségi körök esetén könnyen beazonosítható, hogy pontosan ki és milyen mértékben tartozik anyagi felelősséggel az okozott kárért.
- Motivációs szempontból is előnyös a felelősségi körök meghatározása, mert az ambiciózus munkavállalókat még motiváltabbá teszi, ha azt tapasztalják, hogy minél jobban és elkötelezetten dolgoznak, annál nagyobb teret kapnak képességeik kibontakoztatására.
- A képzési, továbbképzési célok meghatározásakor és a vonatkozó büdzsé tervezésekor is az a célravezető, ha a HR-fejlesztésért felelős szakemberek pontosan tudják, hány munkatárs tartozik egy-egy szervezeti szinthez.
- A felelősségi körök pontos meghatározása feltételezi, hogy a vállalkozás vezetői egy olyan működési modellt alkalmaznak, amelyhez hozzárendelték a szükséges erőforrásokat. Ha pedig létezik egy szervezeti ábra, az nagy segítséget nyújt egy esetleges átalakítás – például terjeszkedés, új tevékenységi körök felvétele – esetén.
A felelősségi körök leosztásának alapelvei:
Érdemes úgy kialakítani a céges működési mechanizmust, hogy egyetlen fontos tevékenységi kör, munkafolyamat se maradjon felelős vezető nélkül, lehetőség szerint azonban – a konfliktusok elkerülése érdekében – ezekből a legkevesebb tartozzon egyszerre két vagy több vezető alá.
Mindenképpen érdemes írásba foglalni a felelősségi köröket, amelyre gondoljunk a kulcsmunkavállalók munkaszerződéseinek megkötésénél, de a szervezeti/működési szabályzat megalkotásánál is.
Tudniuk kell a kollégáknak azt is, milyen feladatokkal, kötelezettségekkel, ezzel együtt plusz juttatásokkal – képzési lehetőségek, bónuszok, cafetéria – jár egy-egy vezetői pozíció.