Fontos a felelősségi körök meghatározása

Elszámoltathatóság, kockázatcsökkentés, munkaszervezési kérdések, a döntési mechanizmusok megkönnyítése és meggyorsítása – számtalan előnye van, ha pontosan meghatározottak egy szervezeti struktúrában a felelősségi körök. Nem utolsósorban mindennek jogi vonatkozása is van. Összegyűjtöttük, mit érdemes tudni ebben a témában!

Annak tisztázása és írásbeli lefektetése, hogy mely munkafolyamatért, projektért és azok produktumaiért melyik vezető a felelős, nem csak azért fontos, mert így könnyen beazonosítható, szükség esetén kit kell a szőnyeg szélére állítani. Valójában a szervezet minden tagjának hasznos, ha tudja: kitől, milyen formában várhat és fogadhat el utasításokat, ki az, aki értékeli a munkáját és aki meg- illetve átszervezheti a feladatait. 

A felelősségi körök tisztázásának előnyei:

1. Elszámoltathatóvá teszi a vezetőket, azaz hiba vagy kiemelkedően jó teljesítmény esetén lehetőséget biztosít a tulajdonosok számára, hogy szankcionáljanak vagy épp ellenkezőleg, bónuszokkal honorálják az elvégzett munkát.
2. Munkaszervezési szempontból megkönnyíti a kollégák dolgát, hiszen pontosan tudják, ki az, aki megszabhatja a feladataikat és akinek ellenőrzési jogköre van felettük. 
3. A letisztázott felelősségi körök gyorsítják a munkaszervezést és -végzést azáltal is, hogy hatékonyabb kommunikációt tesznek lehetővé. Így például elegendő csak az érintett vezetőkkel közölni bizonyos döntéseket és csak őket meginvitálni egy-egy meetingre.
4. A munkaszerződésekben és a szervezeti-működési szabályzatokban, ábrákon közzétett előírások egy esetleges jogvita során döntő jelentőséggel bírnak. Ilyen lehet, amikor a céget kártérítésre kötelezik, miközben a munkavégzés során elkövetett tévedés valamelyik vezető szakmai hibájának egyértelmű következménye.  Világosan meghatározott felelősségi körök esetén könnyen beazonosítható, hogy pontosan ki és milyen mértékben tartozik anyagi felelősséggel az okozott kárért. 
5. Motivációs szempontból is előnyös a felelősségi körök meghatározása, mert az ambiciózus munkavállalókat még motiváltabbá teszi, ha azt tapasztalják, hogy minél jobban és elkötelezetten dolgoznak, annál nagyobb teret kapnak képességeik kibontakoztatására. 
6. A képzési, továbbképzési célok meghatározásakor és a vonatkozó büdzsé tervezésekor is az a célravezető, ha a HR-fejlesztésért felelős szakemberek pontosan tudják, hány munkatárs tartozik egy-egy szervezeti szinthez. 
7. A felelősségi körök pontos meghatározása feltételezi, hogy a vállalkozás vezetői egy olyan működési modellt alkalmaznak, amelyhez hozzárendelték a szükséges erőforrásokat. Ha pedig létezik egy szervezeti ábra, az nagy segítséget nyújt egy esetleges átalakítás – például terjeszkedés, új tevékenységi körök felvétele – esetén. 

A felelősségi körök leosztásának alapelvei:

Érdemes úgy kialakítani a céges működési mechanizmust, hogy egyetlen fontos tevékenységi kör, munkafolyamat se maradjon felelős vezető nélkül, lehetőség szerint azonban – a konfliktusok elkerülése érdekében – ezekből a legkevesebb tartozzon egyszerre két vagy több vezető alá.

Mindenképpen érdemes írásba foglalni a felelősségi köröket, amelyre gondoljunk a kulcsmunkavállalók munkaszerződéseinek megkötésénél, de a szervezeti/működési szabályzat megalkotásánál is. 

Tudniuk kell a kollégáknak azt is, milyen feladatokkal, kötelezettségekkel, ezzel együtt plusz juttatásokkal – képzési lehetőségek, bónuszok, cafetéria – jár egy-egy vezetői pozíció.